Heute steht neben der Funktionalität eines einheitlichen DMS- und Archivsystems für den wirtschaftlichen Nutzen auch ein hoher Anteil an intelligenten Schnittstellen im Vordergrund, um mit archivierten Unternehmensdaten effektiv zu arbeiten. Das Ziel besteht nicht nur darin, Daten aus unterschiedlichen Entstehungsquellen (ob aus Spool- oder PC-, e-Mail- oder Fax-Anwendungen) in einem einheitlichen Archiv zu sammeln und entsprechend der gesetzlichen Frist verfügbar zu halten. Vielmehr besteht die Absicht von Unternehmen darin, mit den Dokumenten effektiv zu arbeiten, d.h. intern durch Zugriff der Mitarbeiter direkt vom Arbeitsplatz und extern als Austausch mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern. Dabei sollte die Verarbeitung jeweils unabhängig von Zeit und Ort und orientiert an den individuellen Bedürfnissen des Anwenders erfolgen.

Gezielte Indexierung

Wenn gezielt mit archivierten Belegen gearbeitet werden soll, muss bereits im ersten Schritt – beim Archivieren aller Belege – eine Indexierung mit System erfolgen, um diese schnell und einfach nach sinnvollen Schlagworten oder Suchalgorithmen wieder zu finden. Wichtig ist hierbei auch eine vollautomatische Archivierung von Dokumenten aus beliebigen Anwendungen einschließlich der Verschlagwortung. ArchivPlus/400 kann alle Dokumentenarten archivieren, unabhängig davon, mit welcher Anwendung oder mit welchem Betriebssystem sie erzeugt wurden. Darüber hinaus bietet die Lösung eine flexible Suche nach Begriffen, die vorab nicht standardmäßig als Indexbegriffe definiert wurden.

Recherche archivierter Dokumente

Neben der einfachen Integration von DMS- und Archiv-Lösungen in iSeries-Anwendungen spielt eine direkte Recherche – z.B. aus Finanzbuchhaltungs- oder Warenwirtschaftsprogrammen heraus – eine wichtige Rolle für ein effizientes Arbeiten mit archivierten Belegen. Die Dokumenten-Management- und Archiv-Lösung ArchivPlus/400 bietet hierfür u. a. eine Universelle Bildschirmschnittstelle. Der Vorteil: Die Anwender verstehen die Lösung nicht als separate Applikation, sondern als mit der Anwendung integrierte Einheit.

Für das schnelle und personenspezifische Anzeigen von Archiv-Dokumenten bietet ArchivPlus/400 gleichzeitig das Erstellen individueller Recherchemasken an. Es können anwender- oder abteilungsspezifische Suchmasken ohne zusätzlichen Programmieraufwand generiert werden. Gleichzeitig wird damit gewährleistet, dass jede Abteilung bzw. jede Person nur nach seinen berechtigten Belegen recherchieren kann.

Auch der externe Zugriff via Pocket-PC-Browser über ein Wireless LAN (WLA), über ein Handy via GPRS oder via Web-Browser über einen Laptop ermöglicht das Recherchieren in ArchivPlus/400 und das Anzeigen der Dokumente von unterschiedlichen Standorten aus.

e-Mail, Fax und Drucker

Ein Arbeitsplatz ohne Fax- und e-Mail-Anschluss ist heute undenkbar. Flexible und schnelle Reaktionen können im Tagesgeschäft nur umgesetzt werden, wenn umfangreiche e-Mail-, Fax- und Druckerfunktionen integriert sind.

Mit der Dokumenten-Management- und Archiv-Lösung können die archivierten Dokumente per e-Mail oder per Fax an Kunden, Lieferanten oder Außendienstmitarbeiter weiterversendet werden. Durch die integrierte Schnittstelle zur Messaging-Lösung eComPlus/400 wird dieses per Knopfdruck ermöglicht. Die Belegkopien der Spool-Dokumente werden bei der Wiedergabe automatisch mit dem zur Archivierung gültigen Overlay versehen. Beim Versand als e-Mail können diese als PDF- oder TIF-Attachment beigefügt werden.

Standardmäßig sollte in jeder DMS-Lösung die Funktionalität „Drucken“ integriert sein, die ermöglicht, archivierte Dokumente über unterschiedliche Drucker im Netzwerk des Unternehmens auszudrucken. ArchivPlus/400 steuert den Druck archivierter Belege aus dem Archiv. Über Druckeinstellungen kann definiert werden, über welchen Drucker die Ausgabe erfolgen soll.

Automatisierte Abläufe mit archivierten Belegen

Um die Wiedergabe von gespeicherten Dokumenten so einfach wie möglich zu gestalten und um Abläufe weitestgehend zu automatisieren, bietet die Gräbert-Lösung hierfür diverse Connectoren. Der FiBu Connector beispielsweise wurde als Verbindung zwischen Archiv und iSeries-Finanzbuchhaltungslösungen entwickelt. So wollen säumige Zahler bei Mahnungen in der Regel die Rechnung noch einmal als Beleg sehen, bevor eine Zahlung veranlasst wird. Um im Vorfeld diesen Anruf zu vermeiden, wurde ein ArchivPlus/400-Makro z.B. für die DKS-Buchhaltungssoftware programmiert. Die in der DKS Software in Word erzeugte Zahlungserinnerung beinhaltet die Rechnungsnummer des offenen Postens. Die DMS-Lösung extrahiert diese, sucht automatisch im Archiv und fügt eine Kopie der Originalrechnung der Zahlungserinnerung bei – zum Versand per e-Mail oder Fax. Die Empfänger bekommen so auf einen Blick neben der Zahlungserinnerung auch die offene Rechnung am Bildschirm angezeigt.

Elektronische Bearbeitung archivierter Dokumente

Die fortschreitende IT-Ausstattung am Arbeitsplatz ermöglicht zudem, archivierte Dokumente am Bildschirm elektronisch zu bearbeiten und somit einen elektronischen Workflow zu gestalten. Mit dem Modul Workflow wird beispielsweise eine Eingangsrechnung eingescannt und archiviert. Diese kann dann an den nachfolgenden Bearbeiter elektronisch weitergeleitet werden, bis sie nach Freizeichnung gegebenenfalls über weitere Stationen wieder in die Buchhaltung zurückkommt und endgültig archiviert wird.

Beim Arbeiten mit archivierten Dokumenten ist besonders wichtig, dass die gesamten Funktionalitäten aus einem Guss sind und die einzelnen Module – wie Archivierung, Workflow sowie das Kommunizieren per e-Mail, Fax oder Drucker – nahtlos ineinander greifen.

Autorin: Doris Hantscho, verantwortlich für das Marketing

Gräbert Software + Engineering GmbH

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