Die Wirtschaft ist ohne Outsourcing einzelner Arbeitsschritte oder kompletter Prozesse längst nicht mehr vorstellbar. Auch das Outsourcing der IT in Form eines Application Service Providings (ASP), vor kurzem noch kontrovers diskutiert, ist inzwischen für viele kleine mittelständische Unternehmen (KMU) so selbstverständlich geworden wie die verlängerte Werkbank – Voraussetzung: der ASP-Anbieter ist nicht nur EDV-Spezialist, sondern auch Prozesskenner. Die Meinungen über ASP sind geteilt: einerseits uneingeschränkte Befürwortung, andererseits Bedenken. Bedenken löst in erster Linie der Übertragungsweg der Unternehmensdaten aus: das Internet. Doch die Befürchtung, hierbei können Daten verloren gehen oder in falsche Hände geraten, ist aufgrund der hoch entwickelten Sicherungsmaßnahmen mit Kanaldoppelung, Firewalls und 128bit-Verschlüsselungen weitgehend unbegründet. Was den Sicherheitsstandard angeht, kann der ASP-Anbieter ein sehr hohes Niveau bieten, höher als die EDV-Abteilungen so mancher Unternehmen. KMUs sind mit den notwendigen Investitionen für Sicherheitstechnik und dem Vorhalten von Sicherheitsexperten ohnehin schnell überfordert. Für ASP-Anbieter hingegen gehört diese Thematik zum Kern-Know-how.

Das gilt auch für die Hardware, die ebenfalls im ASP-Rechenzentrum in den besten Händen liegt. Zum einen wird der Nutzer komplett von allen Standardwartungsarbeiten entlastet, zum anderen können zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, um für ein Höchstmaß an Verfügbarkeit zu sorgen. Der Kunde kann diesen Aufwand mitbestimmen, die entsprechenden Regelungen werden im Service Level Agreement (SLA) definiert.

Trend zum Business Process Outsourcing

In der Wirtschaft gibt es einen Outsourcing-Bereich, der seit vielen Jahren etabliert ist: die Personalabrechnung. Diese gehört nicht zum Kerngeschäft der Unternehmen, die Bereitschaft für ein Outsourcing ist daher unvergleichlich hoch. Das ASP-Modell ist eine gängige Variante, wird aber bereits vom Komplett-Outsourcing überholt. Viele Unternehmen nutzen nicht nur entsprechende Abrechnungsprogramme auf einem ASP-Server, sondern entscheiden sich für ein Outsourcing sämtlicher Aufgaben rund um die Personalabrechnung und die Human Resources (HR). Der Fachausdruck dafür heißt Business Process Outsourcing, kurz: BPO.

Die Besonderheit im Personalwesen liegt in der Brisanz der Daten: kaum ein Bereich erfordert mehr Datensicherheit. Eine Sachlage, die zu einer These berechtigt: Wer über das Sicherheits-Know-how für das Outsourcing von HR-Daten verfügt, der verfügt auch über das Know-how für das Outsourcing allgemeiner Geschäftsprozesse, abgebildet beispielsweise durch ERP-Systeme. Diese Konstellation, Lohn-/HR- und ERP-Know-how gebündelt zu erhalten, ist auf der Anbieterseite eher selten anzutreffen. Ein Beispiel ist die Inel Data AG aus Sirnach. Das Software- und Beratungshaus kommt aus der HR-Welt und realisiert schon über einige Jahre ASP- und BPO-Projekte auf Basis von Inel-Pers, dem eigenen Personalinformationssystem.

Von der Datensicherheit einmal abgesehen, stellt der Lohn-/HR-Bereich verhältnismäßig wenige Anforderungen an die IT. Je nach Größe eines Unternehmens sind mehrere Installationsvarianten möglich. Kleinstbetriebe können als Mandanten geführt werden, das ist eine besonders günstige Nutzungsart. Für größere Betriebe kann auf Wunsch eine separate Umgebung installiert werden.

BPO – Outsourcing-Modell der jüngsten Generation

Im Bereich Lohnbuchhaltung/Human Resources (HR) bietet die Schweizer Inel Data AG neben ASP auch ein umfassendes Business Process Outsourcing (BPO) an, möglich dadurch, dass sich die Mitarbeiter des Sirnacher Systemhauses sowohl in IT- als auch in HR-Spezialisten mit Praxis-Know-how aufteilen. Das Angebotsportfolio schließt alle Aktivitäten eines Unternehmens im Personalbereich ein – von der Lohnabrechnung über das Ausstellen von Arbeitsverträgen und Zeugnissen bis zum Personalmanagement im weitesten Sinne, einschließlich Recruiting von neuen Mitarbeitern. Der Kunde kann diese Leistungen sowohl dauerhaft in Anspruch nehmen als auch vertretungsweise, beispielsweise wenn in einem Unternehmen durch Krankheit, Urlaub oder sonstige Fälle die eigenen Ressourcen knapp werden. BPO sieht nicht die Nutzung von Programmen im ASP-Modus vor, denn diese Arbeit wird dem Kunden ja gerade abgenommen, gleichwohl ist es möglich, über ein Infoportal den Kunden mit gewünschten Informationen zu versorgen. Art und Umfang der Informationen (Adressdaten, Arbeitsplatzbewertungen, Abteilungsbelegungen usw.) kann der Anwender dabei selbst festlegen. Beabsichtigt ein Unternehmen seine Personal/HR-Abteilung komplett outzusourcen, ist sogar die Übernahme der Mitarbeiter möglich. Der Sirnacher HR-Spezialist wendet sich mit seinem BPO-Angebot im Lohn-/HR-Bereich nicht nur an KMU, sondern auch an größere Unternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitern.

Fachautor: Urs Leimgruber