Software spricht „lateinisch“: Ansichtssache Integration

„Integration“ ist ein aus dem lateinisch stammender Begriff, der sehr viele Bedeutungen hat. So besagt er ganz allgemein: „(Wieder)Herstellung eines Ganzen, einer Einheit durch Einbeziehung außenstehender Elemente, Vervollständigung“. Soziologisch gesehen ist Integration die „Verbindung einer unterschiedlichen Vielheit von Menschen zu einer gesellschaftlichen (und kulturellen) Einheit“. Auf ein Unternehmen projiziert bedeutet Integration auch die Einbindung neuer Mitarbeiter in die vorhandenen Strukturen und Aufgaben. Vergleichbar mit dem Ansatz eine zwischenmenschliche Einheit zu bilden, ist auch der Integrationsansatz innerhalb der DV oder IT Struktur immer wieder eine Herausforderung. So gilt es auch hier „kulturell“ unterschiedliche Betriebssysteme oder Programm „sprachliche“ Barrieren zu überwinden oder zu vereinheitlichen. Dies nicht nur innerhalb einer Geschäftsstelle, sondern auch über diese und weitere Grenzen hinaus.

Integration quo vadis

Hier beginnt nun der Integrationsansatz oder dessen Anspruch, sich in seiner Bedeutung und seiner Auslegung maßgeblich voneinander zu unterscheiden. So gehen die Meinungen zu diesem Thema weit auseinander und werden in den meisten Fällen ganz unterschiedlich interpretiert und in ihrer Wichtigkeit bewertet. Dies nicht nur innerhalb der Unternehmen, sondern insbesondere in der Kommunikation mit den Lieferanten. So sprechen sehr viele Software-Häuser von der vorhandenen Integration. Doch ist es auch das, was sich der Kunde darunter vorstellt. Auch kann man für das Ziel, eine entsprechende Integration zu erreichen, sehr viel investieren. So stellt sich die Frage für jedes Unternehmen ganz individuell, wo und inwieweit Integration auch Sinn macht.

Unstrittig sollten jedoch einige sehr maßgebliche Ansätze des Miteinanders innerhalb von Software-Lösungen sein, welche fast jedes Unternehmen voraussetzen sollte. Darüber hinaus versprechen derartige, augenscheinlich minimale Integrationspunkte einen sofortigen ROI. Wenn man sich nun ausgehend vom „Herzstück“ der Unternehmens-Software, der Rechnungswesen-Lösung, die Anbindungsmöglichkeiten betrachtet, zeigen die nachstehenden Beispiele sehr deutlich die Vorteile und Einsparungspotentiale, welche dadurch bereits erreicht werden können. Mit einer geschaffenen Integration zu einer Banken-Software (z.B. Multicash), was heute Standard ist, kann durch die automatische Verarbeitung und die maschinelle Verbuchung so richtig Zeit gespart werden. Auch die Integration zu dem eingesetzten Archivsystem ist durch eine offene Parametergestaltung und der Definition von Schlüsselbegriffen sehr schnell zu realisieren und bringt vor allem Komfort für Recherchen und erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit gegenüber den Kunden und Lieferanten.

Sichere Kostenrechnung

Darüber hinaus kann auch die direkte Weiterleitung einer AfA-relevanten Rechnung an die Anlagenverwaltung möglichen Erfassungsversäumnissen vorbeugen und die Abarbeitung solcher Vorgänge strukturieren. Weitergedacht bedeutet die Integration zur Kostenrechnung eine schnelle und wertesichere Datenbereitstellung aufbereitet in der Kostenrechnung, um das damit sofort mögliche Controlling durchzuführen. Schnell Entscheidungen treffen zu können, beruhend auf fundierte Werterecherchen, kann den elementaren Wettbewerbsvorteil bringen. Auch die in der Kostenrechnung sehr grob oder detailliert geplanten Werte wieder via Knopfdruck an die Fibu für die z.B. stetige Ist/Plan-Überwachung zurückzugeben, kann den Entscheidungsträger maßgeblich bei der Unternehmensführung unterstützen und vor bösen Überraschungen bewahren.

Auch eine durchaus nützliche und sehr sinnvolle Symbiose entsteht bei der Integration der weiteren Abteilungslösungen. So sollte jede Software in der Lage sein, so genannte „führende Systeme“ direkt anzubinden. Ist dieses z.B. für die Stammdatenpflege die Vertriebslösung, kann seitens der Rechnungswesenanwendungen direkt auf die dort hinterlegten Adressdaten zugegriffen werden. Dies – fortgeführt mit einer zentralen Datenhaltung hinsichtlich der Sachkonten oder Kostenstellen – wird eine aufwendige sowie ungleiche Haltung und Pflege dieser Daten vermeiden, und der kostspielige Invest für diesen Personalaufwand kann sinnvoller eingesetzt werden. Um die Aufwendungen für derartige Programmierungen nicht den Kunden anzulasten, ist es die Philosophie der K+H, dies gemeinsam mit ausgesuchten Geschäftspartnern im weiteren Software-Umfeld im Sinne von eigener Arbeit für die Kunden zu realisieren. Dieser Grundsatz ist eine maßgebliche Säule in der Verbindung zu einem Software-Partner, denn nur so können auch die Kunden von derartigen Netzwerken maßgeblich profitieren. Somit steht diesem Kreis eine vom jeweiligen Spezialisten entwickelte Software mit dem Vorteil der Integration zur Verfügung.

Fazit:

Insbesondere für Lösungsanbieter im Rechnungswesen, die ihre Anwendungen Branchen-cross einsetzen und damit immer auf verschiedene Software-Umgebungen stoßen, ist es elementar, die größtmögliche Variabilität für zu schaffende Integrationen zu gewährleisten. Nur damit kann auf Kundenwünsche zu den von ihm gewünschten Anbindungen schnell, flexibel und kostenüberschaubar reagiert werden.

Fachautorin: Roswitha Habersetzer