Controller bringen heute im Schnitt 80 Prozent ihrer Arbeitszeit mit unbefriedigenden Routine-Aufgaben wie Berichtserstellung und -verteilung oder Abstimmungsprozessen in Planungsrunden zu. Hier sind Business-Intelligence-Lösungen gefragt, die einen einfachen Aufbau und Zugriff auf Reports und Analysen ermöglichen, flexibles Planen und Simulationen erlauben sowie die individuelle Berichtsverteilung unterstützen. Heutzutage sind in nahezu jedem größeren Unternehmen ERP-Systeme im Einsatz, um das operative Geschäft zu unterstützen. Neben diesen Anforderungen existiert aber auch ein hoher Bedarf, analytisches Arbeiten durch die Verwendung von Informationstechnologie zu erleichtern. Hierfür haben die meisten ERP-Systeme leider nicht allzu viel anzubieten.

ERP allein reicht nicht aus

Denn die im ERP-System vorhandenen Standardauswertungen reichen in der Regel nicht aus, um in einem dynamischen Unternehmen den ständig neuen Fragestellungen gerecht zu werden. Folglich werden Zahlenkolonnen mühsam in Tabellenkalkulationsblätter eingetippt oder mit etwas mehr IT-Know-how importiert, um dort notwendige Auswertungen erstellen zu können. In manchen Controlling-Abteilungen existieren bereits eigene relationale Datenbanken mit monatlichen Bewegungsdaten, um darauf weitere Analysen aufzubauen. Bei all diesen Selbsthilfe-Maßnahmen sind viel Zeit sowie ein sehr gutes IT-Wissen im Controlling erforderlich. So ist es nicht selten, dass ein Controller 80 Prozent seiner Arbeitszeit mit IT-Themen wie der Datenbeschaffung und -aufbereitung verbringt und lediglich 20 Prozent mit seinem eigentlichen Aufgabengebiet.

Wesentliche Informationen zum richtigen Zeitpunkt

Gleichzeitig werden die Aufgaben ständig komplexer: Analysten und Investoren müssen mit transparenten Kennzahlen versorgt werden, vollständige Kennzahlen-Analysen sind zu generieren, um Kredite genehmigt zu bekommen (Basel II), und auch die Anforderungen an die Flexibilität des eigenen, internen Berichtswesen steigen. Es gilt, eine ständig wachsende Zahl bloßer Daten aus den unterschiedlichsten Vorsystemen zusammen zu führen und für Analysen, Planungen und Reportings sinnvoll aufzubereiten.

Fachfremder Aufwand für den Controller

Das müsste doch ein Leichtes sein, möchte man meinen. Schließlich hat doch fast jedes Unternehmen eine ERP-Lösung im Einsatz und verfügt damit über eine Unmenge relational gehaltener Daten. Zudem nutzen die Anwender mit Excel ein Tabellenkalkulationsprogramm, das viele Berechnungs- und Grafikfunktionalitäten bietet. Schaut man sich jedoch den Controller-Alltag an, fällt auf, dass überproportional viel Zeit und Energie verbraucht wird, um diese so scheinbar einfach verfügbaren Informationen für das Berichtswesen aufzubereiten. So stellen die oft hierfür eingesetzten ERP-Ergänzungen und selbstgestrickten Hilfsmittel zwar Einzeldaten zur Verfügung, liefern aber nicht die für Analysezwecke notwendigen aggregierten, mehrdimensionalen und konzeptionellen Sichten. Das heißt: individuelle Reports und Analysen müssen von der IT-Abteilung aufgesetzt und dann in den Fachabteilungen per Hand angepasst werden. Durch Abstimmungsschleifen und Korrekturen entsteht dabei ein hoher Zeitaufwand, und durch die manuelle Bearbeitung in Excel sowie die fehlenden Teamwork-Möglichkeiten unterliegt das Ganze einer hohen Fehleranfälligkeit. Das Ergebnis sind genervte IT-Abteilungen, die immer wieder neue Reports aufsetzen müssen, und überlastete Controller, die einen zu großen Teil ihrer Zeit in der Auseinandersetzung mit ihren IT-Systemen und der Frage verbringen: „Wie komme ich an die richtigen Zahlen?“

Business Intelligence ist die Lösung

Doch die Informationstechnologie hält eine passende Lösungen bereit: Wir sprechen von Business Intelligence (BI) oder OLAP-Systemen. Die Abkürzung OLAP steht dabei für OnLine Analytical Processing und bezeichnet die Datenbank-Technologie, die speziell das analytische Arbeiten unterstützt. Wesentlich dabei ist, dass professionelle BI-Lösungen Analysen, Planung und Reporting auf Basis hoch verdichteter Daten ermöglichen und dafür kein spezielles IT-Wissen beim Endanwender erfordern. So sind beispielsweise ABC- und Ad-hoc-Analysen jederzeit auf Knopfdruck verfügbar und bestehende Reporting-Modelle können einfach und flexibel an neue Gegebenheiten angepasst werden. Die Simulation und damit das Durchspielen von „Was-wäre-wenn?“-Szenarien stellen einen weiteren wichtigen Vorteil dar.

Vor diesem Hintergrund ist Business Intelligence heute und in Zukunft gerade auch für mittelständische Unternehmen unverzichtbar. Flexible und schnell implementierbare Lösungen, die die Bedürfnisse der Anwender zielgerichtet bedienen – das sind die Lösungen, die in Zukunft am Markt punkten werden. Denn nur so haben Controller und Fachabteilungsleiter die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld ihren Planungs- und Reporting-Aufgaben gerecht zu werden, ohne zum IT-Experten mutieren zu müssen.

„Mit dem Cubeware Analysesystem bieten wir eine clevere und leicht zu bedienende Controlling-Plattform. Die Daten werden aus unterschiedlichsten Vorsystemen importiert, in einer OLAP-Datenbank aufbereitet und sind auf Knopfdruck in unterschiedlichsten Sichten und Darstellungsformen verfügbar. Abgesehen von den schnellen, flexiblen Planungs-, Reporting- und Analysefunktionen bieten die Cubeware-Lösungen viele interessante Möglichkeiten der Berichtsverteilung. Mehr als 100.000 Installationen weltweit beweisen: Wir sind im Sinne unserer Kunden auf dem richtigen Weg.“
Hermann Hebben, Geschäftsführer der Cubeware GmbH, Rosenheim

Fachautorin: Monika Düsterhöft