Spezialisierung, Vernetzung und die abnehmende Bedeutung traditioneller geografischer Schranken stellt auch Projektleiter und ihre Teams vor neue Herausforderungen. Eine Binsenweisheit ist, dass Informationstechnik keine Allheilmittel dafür bereithält. Wichtige Lösungsbeiträge kann sie dennoch liefern. Hierzu kann speziell ein Dokumentenmanagement auf der Basis von Lotus Notes/Domino-Datenbanken wesentlich beitragen. Intelligent genutzt kann es den Anwender unterstützen, eine gelebte Projektkultur im Unternehmen zu entwickeln und stetig zu verfeinern.
Zauberwort Kollaboration
Projektmanagement-Applikationen auf der Basis von Lotus Notes/Domino unterstreichen eindrucksvoll, dass kollaborative Software (kurz: Groupware) ideale Voraussetzungen für das Informationsmanagement in verteilten Projektteams – einschließlich mobiler Teammitglieder – bietet. Beispielsweise können alle Mitglieder von Projektteams im eigenen Unternehmen, bei Zulieferern und externen Partnern immer auf der Höhe des Projektgeschehens bleiben – selbst wenn sie Tausende von Kilometern trennen.
Fortentwicklung gelebter Projektkultur
Erfolgreiches Projektmanagement lebt auf Dauer auch davon, dass erworbenes Wissen über Prozesse und Ergebnisse, Kunden und Lieferanten, Daten und Fakten konserviert und wiedergenutzt wird.
Aus der Praxis für die Praxis
Die Projektmanagement-Applikation OctoProject auf der Basis von Lotus Notes/Domino aus dem Hause Ponte wurde von Anfang an dafür konzipiert, die eingangs formulierten Anforderungen zu erfüllen. Das Produkt für das Informationsmanagement in Projekten ermöglicht echtes Multiprojektmanagement und die Verteilung der Planungsverantwortung – auch und gerade in großen Projekten. Die Anwendung integriert alle PM-Funktionen unter einer Oberfläche und ist modular aufgebaut.
Beispiel 1: Sie haben die Verantwortung für ein Projekt oder Teile davon und möchten bei kritischen Ereignissen in Form von Termin-, Arbeitszeit- oder Budget-Überschreitungen gewarnt werden. Auf Wunsch sendet Ihnen die Lösung automatisch eine e-Mail mit entsprechendem Hinweistext und einer Dokumentverknüpfung auf den jeweiligen Vorgang zu, sobald eines der kritischen Ereignisse eintritt. Je nach Ihrem Verantwortungsbereich aktivieren Sie die Alarmoption auf der Aktivitäten-, Sammelvorgangs-, Phasen- oder Projektebene.
Bild 1: Optionen auf verschiedenen Ebenen steuern das automatische Versenden von Alarmmeldungen.
Beispiel 2: Sie planen eine neue Aktivität und möchten über die Verfügbarkeit der benötigten Ressourcen Bescheid wissen. Das Programm zeigt Ihnen die verfügbaren Stunden auf Knopfdruck an. Neben den regulären Arbeitszeiten der Personen sind hierbei die Zeiten berücksichtigt, welche bereits für andere Aktivitäten im selben oder in anderen Projekten verplant sind. Auch ungeplante Fehlzeiten – etwa wegen Urlaub, Fortbildung etc. – können aus den persönlichen Kalendern abgelesen werden. So erhalten Sie eine noch realistischere Aussage zur Ressourcen-Verfügbarkeit.
Beispiel 3: Zum Abschluss einer Phase möchten Sie einen Projekt-Review durchführen. Dazu setzen Sie im Vorgangsordner eine Besprechung auf. Direkt aus der Besprechungsmaske finden Sie per Knopfdruck heraus, wann die gewünschten Teilnehmer frei sind. OctoProject kümmert sich automatisch darum, diese per e-Mail einzuladen. Per Antwort-Mail stimmt ein Teilnehmer dem Termin zu oder lehnt ihn ab, im Falle der Zustimmung wird direkt ein fester Termineintrag in seinem persönlichen Kalender erzeugt. Jede erhaltene Rückantwort wird übersichtlich an der richtigen Stelle dokumentiert. Sobald alle erforderlichen Zustimmungen da sind, genügt ein Mausklick des Besprechungsleiters, um allen die endgültige Terminbestätigung zu senden. Sollte sich nachträglich etwas am Termin ändern – kein Problem: Aktualisierungen werden automatisch versendet.
Bild 2: Aus einer Bildschirmmaske werden Besprechungen komplett vorbereitet.
Beispiel 4: Sie wissen, wie wichtig eine professionelle Vorbereitung für das Review-Meeting ist. Daher haben Sie in der Software aufgesetzten Besprechung alle erforderlichen Dokumente als Dateianhang hinterlegt. Idealerweise gibt es dazu in Ihrer Organisation bereits vordefinierte Formulare, Kalkulationstabellen etc., welche als Schablonen hinterlegbar sind und somit auf Knopfdruck herangezogen werden können. Weitere benötigte Dokumente fügen Sie nach Bedarf manuell hinzu. Die Teilnehmer bleiben immer auf dem aktuellen Stand, denn alle greifen per Dokumentverknüpfung auf das selbe Original in der OctoProject-Datenbank zu. Damit kann es kein Versionswirrwarr geben.
Beispiel 5: Während der Durchführung der Besprechung dokumentieren Sie jeden Tagesordnungspunkt in einem eigenen Dokument. Die Software organisiert die gesamte Dokumentation zur Besprechung in einer Buch-/Kapitelstruktur, die Sie mühelos alle Informationen in ihrem Zusammenhang wiederfinden und auswerten lässt. Zusätzlich können Sie jederzeit Querverweise zu mitgeltenden Informationen herstellen. So hilft Ihnen die Lösung wirksam, Ergebnisse nicht nur zu dokumentieren, sondern in einen vernetzten Kontext zu stellen und maximalen Nutzen daraus zu ziehen.
Beispiel 6: Nach Bedarf machen Sie aus jedem Tagesordnungspunkt eine Aufgabe, indem Sie eine verantwortliche Person und einen Erledigungstermin festlegen. Die Aufgaben werden dann automatisch per e-Mail versendet. Nimmt eine Person die Aufgabe an, dann landet sie in ihrer persönlichen „To-Do“-Liste – dies ist ein weiteres Beispiel dafür, wie die enge Verzahnung zwischen OctoProject, e-Mail und persönlichem Kalender das Projektmanagement zu einem natürlichen Bestandteil der Arbeitsumgebung aller Teammitglieder macht.
Die Einbindung in die CRM-Suite der IntraWare AG ermöglicht – wie schon die Integration in den Vorgänger OctoSUITE – eine fachbereichsübergreifende Nutzung von Daten und erfolgskritischen Informationen. Dank Browser-Zugriff – jetzt Standard – können auch Benutzer ohne Lotus Notes-Client mit der Lösung arbeiten. Als neue Dokumenttypen werden nun auch Microsoft Word und Microsoft Excel direkt unterstützt.
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