Ob Lieferscheine, Rechnungen, Warenbegleitscheine oder Lagermeldungen: Das halbe Geschäftsleben ist geprägt von Dokumenten der unterschiedlichsten Art. Dabei zielte das Dokumenten-Management zu Beginn des digitalen Zeitalters noch auf die Umkehr vom Lose-Papier-Büro zum papierlosen Büro, während der Fokus heute eher auf der Erhöhung der Effizienz liegt.

Rettet die Bäume

Mit Prognosen ist das so eine Sache. Meist werden im Nachhinein nur die Volltreffer als solche kommuniziert, die „Fahrkarten“ jedoch unter den Teppich gekehrt – zur großen Freude von Hellsehern und Analysten. Einige Fehleinschätzungen sind jedoch bekannt geworden, wie zum Beispiel auch die des Arbeitens im papierlosen Büro. Denn schließlich ist mit der Digitalisierung auch eine deutliche Verbesserung der Endgeräte im Repro-Bereich mit Hochleistungs-, aber auch Low-Cost-Druckern einhergegangen. Bildlich gesprochen geht der verzweifelte Ruf „Rettet die Bäume“ angesichts gerodeter (Ex-)Waldlandschaften von unnötigen Ausdrucken im monotonen Surren der Drucker-Scharen unter.

Per Schnellboot übers Land

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht führt das gleich mehrfach zum Aufstöhnen. Denn es sind nicht nur die Materialkosten, die ins Gewicht fallen. Vielmehr entsteht mit jedem Ausdruck ein Medienbruch, der über den damit verbundenen Zeitaufwand teuer zu bezahlen ist. Da drängen sich Beispiele auf wie das vom zentralen e-Mail-Eingang einer Stadtverwaltung, wo alle paar Tage die angekommenen e-Mails ausgedruckt und per Hauspost klassisch weitergeleitet werden. Aber Geld wird auch in weitaus weniger überzeichneten Situationen vergeudet: immer dann nämlich, wenn Dokumente vermeidbar „angefasst“ statt über vordefinierte Kanäle im Sinne eines effizienten Workflows durchgereicht werden.

Von Hinz zu Kunz und zurück

Damit ist das Schlüsselwort auch schon gefallen: Workflow – besser gesagt: Dokumenten-Workflow. Dahinter steht der Ansatz, sämtliche Belege – ob interne oder externe – digitalisiert von deren Entstehung oder Eingang hinweg in einen kanalisierten und zielgerichteten Umlauf zu bringen. Auf den gemeinsamen Nenner einer integrativen Kommunikation gebracht, steuern alle Beteiligten zuverlässig und schnell ihren jeweiligen Beitrag am Gesamtprozess bei, und der digitale Beleg zieht seine vordefinierte Bahn durch die Abteilungen.

Wichtige Packungsbeilage

Damit dabei auch nichts und niemand vergessen wird, erhält der Beleg Zusatzkomponenten wie Kommentarfelder, Autorisierungen, Stellvertreter-Definitionen und natürlich auch Wiedervorlage-Anweisungen. Dass man beim Durchdenken dieses Szenarios ganz unwillkürlich auf das Thema Groupware kommt, ist kein Zufall, denn schließlich geht es regelmäßig um abteilungsübergreifendes Arbeiten – eine Anforderung, auf die IT-seitig beispielsweise Lotus Notes/Domino längst die notwendigen Antworten liefert.

Ab ins Archiv und zurück

Zu guter Letzt, sozusagen am Ende des kompletten Vorgangs, sorgt eine Archivierungskomponente für die sachgerechte Ablage des Belegs. Dass diese in getreuer Übereinstimmung mit den Gesetzen stehen muss, wird aktuell am Beispiel der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) deutlich, die im Zusammenhang mit Außenprüfungen der Finanzbehörden an Bedeutung gewonnen haben. Danach muss die mithilfe von Software geführte Buchhaltung im Handumdrehen verfügbar gemacht werden – Retrieval auf Knopfdruck nicht nur für aktuelle, sondern auch für prüfungsrelevante Altdaten.

Öffnet mir die Türen…

Wer aber von Geschäftsprozessen spricht, sollte auch hinsichtlich des Dokumenten-Managements deren Abbildung in Bits und Bytes tunlichst nicht an den eigenen Toren enden lassen. Business-Portale sind hier ein probates Werkzeug, die Dinge aus einer übergreifenden Sichtweise zu betrachten und anzustoßen. Denn die kommunikative Öffnung gewinnt weiter an Bedeutung, zumal der Geschäftserfolg mehr und mehr von der Integration der Supply Chain abhängt. Dabei darf dieser hehre Begriff der Supply Chain nicht zu dem Fehlschluss führen, es drehe sich nur um die wechselseitige Verzahnung auf Ebene von Großunternehmen und Konzernen. Schließlich gibt es eine Supply Chain im Grunde genommen für jedes Unternehmen, unabhängig von dessen Größe und Geschäftszweck. Auch wenn es sich bei manchen Zulieferketten nur um Kettchen, als sozusagen eine „Supply Chainlet“ handelt – das Wortspiel sei an dieser Stelle verziehen: Ihre Wichtigkeit bleibt die gleiche und das Optimierungspotenzial nicht minder bedeutend.

Synergien nutzen

Vor dem Hintergrund der Effizienzsteigerung kennt das Thema Dokumenten-Management grundsätzlich zwei Aspekte, nämlich den der Archivierung und den der Workflow-Steuerung. Ob das eine das andere bedingt oder umgekehrt, lässt sich in etwa genauso eindeutig beantworten wie die berühmt-berüchtigte Frage nach Henne oder Ei. Eines steht jedenfalls fest: Sind im Rahmen eines Neuprojekts nicht beide Aspekte berücksichtigt, werden wertvolle Synergien vergeudet.

Produkte und Services al gusto

Auf der Suche nach dem passenden Anbieter trifft man einerseits auf DMS- (Dokumenten Management System-) Anbieter mit den unterschiedlichsten Schwerpunkten wie zum Beispiel Easy Software, altavier oder Tolina. Andererseits existieren auch ganzheitliche Ansätze, so beispielsweise der von GlobalWare (ehemals Intraware) mit ihrem OCTOOffice für die Büro- und Vertriebsorganisation auf der Notes-Plattform. Manche ERP- (Enterprise Resource Planning-) Häuser haben ein voll integriertes Archiv gleich mit im Portfolio, teilweise – so zum Beispiel DCW Software – sogar mit integrierten Workflow-Funktionalitäten.

Große Bandbreite

Apropos Integration: Seit der Einbeziehung des Workflow-Management-Systems TaskLink in ihr Kernprodukt InfoStore positioniert sich auch Solitas Informatik endgültig als Anbieter von Archiv und Workflow aus einer Hand. Mit Blick auf diesen Versuch einer Strukturierung der verschiedenen Ansätze lässt sich feststellen, dass sich eine stattliche Zahl von Anbietern auf dem Markt befindet. Wer jedoch Hersteller-übergreifende Services von der Beratung bis zur Projektumsetzung bevorzugt, kann natürlich auch bei Dienstleistern wie Team4 fündig werden. Unabhängig davon, welchen Einstieg man wählt – die Beschäftigung mit der Materie lohnt sich allemal. In diesem Sinne: Viel Vergnügen bei der Lektüre Ihres Midrange Magazins!