Dokumentenvielzahl und -vielfalt, Finden statt Suchen, klar definierte Abläufe, umfassendes Datenmanagement, so lautet ein Teil der Wunschliste für ein zeitgemäßes DMS, die bei der Egroh eG umgesetzt wurden.
Seit der Gründung 1987 als Einkaufsgenossenschaft nimmt die Egroh eG eine beispiellose Entwicklung: Die Mitgliederzahl ist von anfänglich 19 Gründungsbetrieben auf mittlerweile rund 1.300 Unternehmen aus den Bereichen Sanitätshäuser sowie Orthopädie-, Reha- und Orthopädie-Schuhtechnik-Werkstätten im gesamten Bundesgebiet und angrenzenden europäischen Ausland gestiegen.
Das Leistungsspektrum beinhaltet ein lückenloses Produktsortiment, umfangreiche Dienstleistungen vom professionellen Marketing über Seminarangebote bis zur Rechtsberatung sowie die kostengünstige Teilnahme an Kassenverträgen. Zudem hat sich die (aus der ehemaligen Egroh-Hausmesse hervorgegangene) internationale Fachmesse Expolife in Kassel zu einem festen Branchentreffpunkt im Gesundheitsfachhandel etabliert.
Ausgelagertes Papierarchiv ist nicht zeitgemäß
„Dokumentenvielzahl und -vielfalt, Finden statt Suchen, klar definierte Abläufe, durchgängiges Datenmanagement, höchste Transparenz und Sicherheit durch die Integration von Prozessen, Applikationen, Daten und Dokumenten: Diesen administrativen Herausforderungen müssen sich heutzutage nicht nur Fertigungs- oder Handelsunternehmen stellen, “auch für uns als Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft sind kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen in sämtlichen Geschäftsprozessen unumgänglich. Nur so können wir langfristig eine optimale Unterstützung und Förderung unserer rund 1.300 Mitgliedsbetriebe sowie die enge Verzahnung mit unseren knapp 200 Lieferanten gewährleisten“, erklärt Abteilungsleiter IT Raphael Bernhart.
Die Egroh eG bietet als eine der führenden Genossenschaften im Gesundheitsfachhandel ein Produktsortiment von über 14.000 Artikeln mit rund 10.000 Quadratmeter Lagerfläche. Dabei hat das Mitglied die Möglichkeit, Produkte direkt bei Egroh über Katalog, CD-ROM, telefonisch, per E-Mail bzw. Fax, im Online-Shop oder per APP zu bestellen sowie – je nach Verfügbarkeit – auch direkt beim Lieferanten. Die Abrechnung aller (auch der im Streckengeschäft) erbrachten Leistungen erfolgt unter Berücksichtigung individueller Rabattstaffeln ausschließlich über die Genossenschaft.
Raphael Bernhart weiter: “Daraus resultieren täglich mehrere hundert Ein- und Ausgangsbelege, die von unseren Kollegen bearbeitet und den gesetzlichen sowie unternehmensinternen Vorgaben entsprechend archiviert werden – aus Platzgründen mussten die Unterlagen mittlerweile ausgelagert werden. Hinsichtlich Effizienz und Wirtschaftlichkeit waren die manuellen Abläufe und insbesondere die Archivierung in Papierform natürlich längst nicht mehr zeitgemäß.“
Zu den Projektzielen in den Bereichen Archivierung, Dokumenten-Management, Workflow zählten:
- revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung aller Ein- und Ausgangs-belege, automatische Archivierung der Druckbelege aus dem ERP-System,
- zentraler Scan-Arbeitsplatz zum Archivieren papierhafter Dokumente,
- auftragsbezogene Archivierung von E-Mails, Faxen und Dateien durch die Mitarbeiter,
- automatisierte Rechnungserstellung in der Streckenfaktura,
- automatischer Belegleser zum Auslesen der Eingangsrechnungen Strecke,
- Dokumentenmanagement mit Versionierung der Dokumente und Ad-hoc-Workflows,
- schnelles und einfaches Finden der Dokumente an sämtlichen Arbeitsplätzen,
- regelbasierte Workflows nach Vorgabe sowie
- Berechtigungskonzept auf Archiv- bzw. Workflow-Ebene.
Die Egroh-Verantwortlichen entschieden sich im Jahr 2015, die Archivierung aller geschäftsprozessbezogenen Dokumente sowie E-Mails und Faxe aus den Fachabteilungen zu digitalisieren. In einem zweiten Projektabschnitt sollte ein Dokumenten-Management-System eingeführt und abschließend der Workflow des Streckengeschäfts automatisiert werden. Das Anforderungsprofil an die neue Softwarelösung war dabei klar abgesteckt.
Wichtig waren u.a. Aspekte wie die Fähigkeit zur Verarbeitung von großen Datenmengen mit minimalem Administrationsaufwand, die Integration in Unternehmensprozesse oder angemessene Kostenstrukturen. Raphael Bernhart: “Unser wesentlicher Anspruch war jedoch, künftig jedes Dokument und jede Nachricht einfach, effizient und sicher digital erfassen, bearbeiten sowie archivieren und damit unser Papierarchiv ablösen zu können.“
Die Wahl fiel auf das Angebot aus Standard- und Individualsoftware, Systemtechnik sowie Dienstleistung der Visionice GmbH aus Villingen-Schwenningen. Der IT-Leiter weiter: “Zahlreiche ähnlich gelagerte und erfolgreich umgesetzte Projekte bestätigen die hohe Beratungs-, Planungs- und Umsetzungskompetenz von Visionice. Das Gesamtkonzept, das auf einer ganzheitlichen Produkt- und Dienstleistungsstrategie mit integriertem Einsatz von EASY- und Visionice -Produkten basiert, ist exakt auf unsere Ansprüche zugeschnitten. Mit ausschlaggebend war neben dem praxisgerechten Funktionsumfang der speziell für Tobit David konzipierten Archivierungslösung DvEASY auch die Möglichkeit, die Software auf ein vollwertiges Dokumenten-Management-System zur klassischen Belegarchivierung oder zur Nutzung von Workflows ausbauen zu können.“
Durch eine integrierte Datenbank-Schnittstelle kann das Mailarchiv selbstständig archivierte Nachrichten mit Informationen aus dem ERP-, CRM- oder anderen Systemen anreichern. Belege, die aus dem ERP-System gedruckt oder gebucht werden, werden automatisch ohne Benutzereingriff archiviert.
Aufgrund der Dokumentenvielzahl bzw. -vielfalt sowie insbesondere hinsichtlich Durchgängigkeit und Nachvollziehbarkeit abteilungsübergreifender Prozesse und Strukturen gewinnt über die Archivierungsmöglichkeiten hinaus auch das Handling von Dokumenten zunehmend an Bedeutung.
Quelle: Egroh / VisioniceRaphael Bernhart und Lisa Felten.
“Schlimmer noch als unser durch jährlich rund 250.000 Ein- und Ausgangsbelege anwachsendes Papierarchiv war allerdings die wenig optimale Informationsbereitstellung. Ein Papierdokument kann nur einmal nach einem vorgegebenen Sortierkriterium abgelegt werden. Nahezu jeder Mitarbeiter führte sein eigenes Ablagesystem, was das Suchen bzw. Wiederfinden von Dokumenten zu einem ebenso zeitaufwändigen wie häufig auch erfolglosen Unterfangen machte“, blickt Lisa Felten zurück.
Für die Abteilungsleiterin Finanzen/Rechnungswesen hat die 2016 abgeschlossene Erweiterung von DvEASY zu einem vollumfänglichen Dokumenten-Management-System entscheidend dazu beigetragen, Strukturen und Prozesse durch das automatisierte Steuern von Dokumenten unternehmensweit zu verbessern. “Dadurch haben sich nicht nur die Sicherheit und Transparenz etwa in Bezug auf Versionierungen oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten deutlich erhöht. Mit den effektiven Suchfunktionalitäten in DvEASY konnten wir sowohl den Zeitaufwand um ein Vielfaches reduzieren als auch die Verlässlichkeit von Suchergebnissen auf praktisch 100 Prozent erhöhen.“
Egroh-spezifischer Workflow im Streckengeschäft
Nach Umsetzung der digitalen Archivierung und Implementierung des Dokumenten-Management-Systems wurden die Optimierungsmaßnahmen bei Egroh im vorerst letzten Projektabschnitt Ende 2017 mit der automatischen Beleglesung für Eingangsrechnungen sowie der Einführung des elektronischen Workflows im Streckengeschäft abgerundet.
Ob Rechnungseingang in unterschiedlichen Papier-/Dateiformaten, Überprüfen von Mitglieds- und Lieferantendaten sowie Leistungsinhalten und Rabattstaffeln, Auslesen von Texten, Freigaben und Zahlungsläufe über FIBU oder Streckenfaktura usw.: “Unsere früheren manuellen Prozessabläufe – bis aus einer Eingangsrechnung des Lieferanten eine Ausgangsrechnung für das Mitgliedsunternehmen generiert wurde – waren bei monatlich rund 20.000 Belegen enorm zeit- bzw. personalaufwändig und damit kostenintensiv, zudem redundant und fehleranfällig“, so Raphael Bernhart.
Heute durchläuft die Eingangsrechnung bzw. -gutschrift zunächst eine automatische Belegerkennung: Ein hochleistungsfähiges Scanverfahren erkennt die Dokumente praktisch ohne Aufarbeitung unabhängig vom Papierformat. Der Scan wird anschließend vom Belegleser schnell und zuverlässig erfasst sowie indexiert und kontextbezogen sortiert ins Dokumentenmanagementsystem übergeben, vom jeweiligen Mitarbeiter in der Streckenfaktura auf Grundlage des elektronischen Workflows bearbeitet und abschließend archiviert.
“Die mit Visionice automatisierten Arbeitsabläufe haben einerseits eine Beschleunigung des Dokumentenflusses und ein fehlerfreies Aufarbeiten der Belege im Streckengeschäft ermöglicht. Zum anderen konnten wir die Anzahl von Einzelbelegen erheblich reduzieren und damit auch zunehmenden Forderungen insbesondere von Lieferanten nachkommen“, fasst Lisa Felten zusammen.
Ganzheitliche Produkt- und Dienstleistungsstrategie ´aus einer Hand`
Mit der Einführung der Archivierungslösung DvEASY bzw. des Dokumenten-Management-Systems und der Implementierung des elektronischen Workflows konnten die hohen Ziele der Egroh eG in vollem Umfang erreicht werden: Revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung, verbessertes Wiederfinden durch effektive Suchkriterien, Ablösung des Papierarchivs, Datensicherheit und -transparenz, Durchgängigkeit und Nachvollziehbarkeit im unternehmensweiten Dokumentenfluss, Steigerung von Produktivität und letztlich auch Zeit- bzw. Kosteneinsparungen.
Eine wesentliche Erfolgsgrundlage liegt für Raphael Bernhart neben der Qualität der eingesetzten EASY- und Visionice -Produkte “vor allem in der ganzheitlichen Produkt- und Dienstleistungsstrategie, die ein Konzept ´aus einer Hand` gewährleistet: Visionice hat sowohl unsere komplexen Anforderungen als auch unternehmensspezifischen Strukturen und Prozesse verstanden und zielorientiert Lösungen erarbeitet – schnell, kompetent, zuverlässig und immer nah am Kunden.“
Matthias Holzapfel
