Standardmäßig findet man in Unternehmen PCs mit Office-Anwendungen, die parallel über Emulationssitzungen auch das Arbeiten in iSeries-Anwendungen ermöglichen. In allen diesen Anwendungen werden verschiedenste Dokumententypen erstellt, die in einem zentralen Archiv abgelegt werden sollten. Die Dokumenten-Management- und Archiv-Lösung ArchivPlus/400 unterstützt ein solches zentrales Archiv und ermöglicht nicht nur das Speichern von Spooldokumenten, gescannten Dokumenten und PC-Dokumenten, sondern darüber hinaus auch das Speichern der eMail- und Faxkommunikation. Eine solch einheitliche Archivierung kann nur erfolgen, wenn die gesamte Funktionalität miteinander vernetzt ist und die einzelnen Module wie Scannen, Spoolarchivierung und ArchivConnectoren für Mail und Fax nahtlos ineinander greifen.

Elektronisches Zentralarchiv – warum?

Daten- und Dokumente sind das Gedächtnis von Unternehmen. Heutzutage liegt eine große Menge an Informationen in elektronischer Form vor. Andere Dokumente existieren in Papierform. Gefordert ist deshalb eine Lösung, welche Unterlagen, die in unterschiedlichster physikalischer Form vorliegen, einheitlich elektronisch archiviert und in einem Archiv verwaltet. Dies kann sehr einfach mit der Dokumenten-Management- und Archiv-Lösung ArchivPlus/400 erfolgen.

Spooldokumente werden bei der Erstellung automatisch indexiert im Archiv abgelegt. Massendruckdaten, wie Journale aus der Buchhaltung, müssen überhaupt nicht mehr ausgedruckt und in Ordnern abgeheftet werden, sondern können direkt im elektronischen Archiv abgelegt werden. Am PC erstellte Dokumente, wie z.B. Geschäftsbriefe, aber auch Zeichnungen oder Videos können ebenfalls im Archiv gespeichert werden.

Das Scannen und Ablegen von Dokumenten im Archiv kann direkt über einen Scanner erfolgen. Optional ist die Indexierung über Barcodeerkennung oder OCR möglich. Die im Zentralarchiv enthaltenen Informationen sind jedem entsprechend seiner Zugriffsrechte zugänglich. Denn jedes archivierte Dokument kann mit Zugriffsrechten belegt werden, so dass unberechtigten Mitarbeitern kein Zugriff gewährt wird.

Als Rechercheergebnis wird eine Trefferliste mit allen Dokumentenarten angezeigt, die der Suchanfrage entspricht. Die Recherche kann sowohl über eine Webanbindung erfolgen, so dass auch Zweigniederlassungen oder Außendienstmitarbeiter mobil auf das Archiv zugreifen können, aber selbstverständlich auch über Windows-Client oder 5250-Emulation.

Elektronische Zuordnung zur Kundenadresse

Ziel sollte es auch sein, dass wie im Papierarchiv alle Dokumente zu einer Kundenakte elektronisch in einem Archiv abgelegt und verwaltet werden können.

Mit ArchivPlus/400 ist das Zuordnen zum Adressstamm des Warenwirtschaftssystems oder zu anderen iSeries-Anwendungen möglich. Informationen, die bisher in Papierform in einer Kundenmappe abgelegt wurden, wie z.B. Angebote, Rechnungen, Bestellungen oder eMails und Faxe, können nunmehr unter diesem Kunden elektronisch am Bildschirm bereitgestellt werden.

Gegen die Papierflut per eMail und Fax

Neben den Geschäftsbriefen in Papierform hat sich mehr und mehr die elektronische Post durchgesetzt. Um die Kommunikation speichern zu können, sollten eMails und Faxe möglichst automatisch indexiert und archiviert werden. Aus diesem Grund hat die Firma Gräbert mit den neuen Versionen V5.0 von ArchivPlus/400 und V7.4 von eComPlus/400 den ArchivConnector bereitgestellt. Mit diesem Modul können sowohl ankommende wie auch versandte eMails und Faxe anhand der eMail-Adresse oder der Faxnummer mit dem Adressstamm auf der iSeries abgeglichen und beim Auffinden eines entsprechenden Datenbankeintrags unter dieser Adresse automatisch ins Archiv gestellt werden. Über spezielle Archivierungsfilter mit Ein- oder Ausschlussfunktion wird sichergestellt, dass nur relevante und archivierungswürdige Korrespondenz ins integrierte Archiv gelangt.

Vorteil eines Archivs mit eingeschlossener DMS-Lösung

Heute steht neben der Funktionalität eines einheitlichen DMS- und Archivsystems für den wirtschaftlichen Nutzen auch ein hoher Anteil an intelligenten Schnittstellen im Vordergrund. Zum Beispiel können alle archivierten Dokumente in ArchivPlus/400 per eMail oder Fax weiterversandt werden. Durch die integrierte Schnittstelle zur Messaging-Lösung eComPlus/400 wird dieses per Knopfdruck ermöglicht. Ein weiteres Kriterium ist die einfache Integration von DMS- und Archiv-Lösungen in iSeries-Anwendungen, um eine einfachere und automatische Archivierung zu ermöglichen, aber auch um eine direkte Recherche aus iSeries-Anwendungen, z.B. Finanzbuchhaltungs- oder Warenwirtschaftsprogrammen heraus zu ermöglichen. Die Dokumenten-Management- und Archiv-Lösung ArchivPlus/400 bietet hierfür u.a. eine universelle Bildschirmschnittstelle.

Gräbert Software + Engineering GmbH

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