Die Anschaffung einer neuen ERP-Software bringt für ein Unternehmen oft tiefgreifende Änderungen der betrieblichen Abläufe mit sich. Da kann es eine große Erleichterung sein, zumindest die gewohnte Hardware-Plattform beizubehalten. Das zeigt das Beispiel der Ruwa AG, die die AS/400-Plattform seit 12 Jahren mit guten Ergebnissen in punkto Verfügbarkeit, Schnelligkeit und Wirtschaftlichkeit einsetzt und auch bei der Einführung des neuen infor-ERP beibehielt. „Die Lebenszeit unseres früheren ERP-Systems war abgelaufen“, erinnert sich Willy Wüthrich, Leiter der Finanzabteilung und Mitglied der Geschäftsleitung der Ruwa AG. Der Schweizer Hersteller von Bewehrungsmatten arbeitete 12 Jahre lang mit einer Lösung auf AS/400-Basis, die im Laufe der Zeit immer wieder erweitert und angepasst wurde. Dadurch entwickelte sich das System zwar gemäß den Ansprüchen und Bedürfnissen des Unternehmens, wurde aber gleichzeitig immer undurchschaubarer. Häufige Personalwechsel im anbietenden Systemhaus erschwerten Betrieb und Erweiterung des Systems zusätzlich, dessen Komplexität nur noch von gut eingearbeiteten Fachkräften beherrschbar war. Als der Hersteller schließlich ankündigte, das System nicht mehr weiter zu entwickeln, sah man sich im Zugzwang und begann die Suche nach einer neuen ERP-Lösung.

Eingespieltes Outsourcing

Ein umfangreiches Pflichtenheft, das detailliert alle Anforderungen an ein neues System beschrieb, stand am Anfang des Suchprozesses. Während früher viele externe Programme – beispielsweise für Buchhaltung, Löhne, Zeiterfassung oder Kostenrechnung – eingesetzt wurden, sollte die neue Lösung voll integriert sein und möglichst ohne Schnittstellen auskommen. Davon ausgenommen waren die Einzellösungen Calitime für die Betriebsdatenerfassung und Topas für die Lohnabrechnung. „Diese beiden von Schweizer Systemhäusern angebotenen Lösungen sind in ihrer Funktionalität das beste, was es auf dem Markt gibt“, meint Wüthrich. „Deren Anbindungsmöglichkeit war für uns daher ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl des neuen ERP-Systems.“

In den Auswahlprozess wurden nur Systeme einbezogen, die die AS/400-Plattform unterstützen. Ruwa wollte die bestehenden Hardware-Strukturen beibehalten und damit das vorhandene Wissen im Unternehmen weiterhin nutzen. Der ERP-Anbieter infor mit Schweizer Niederlassung in Winterthur machte bei der Auswahl schließlich das Rennen. Dessen voll integrierte, plattformübergreifende Lösung infor:COM konnte die Anforderungen voll erfüllen; gleichzeitig wurde das Unternehmen als zukunftsfähig und kompetent eingeschätzt.

Neuerfassung aller Altdaten

Auf eine Übernahme von Altdaten verzichtete Ruwa aus mehreren Gründen. „Zum einen wegen der Kosten, zum anderen hatte das Personal durch die Neuerfassung Gelegenheit, mit der neuen Software vertraut zu werden“, erklärt Wüthrich, der auch Projektleiter der infor-Einführung war. Zudem kommen nur jeweils einige hundert Artikel- und Kundenstammdaten zusammen – insgesamt eine noch überschaubare Menge für die Dateneingabe. Auf Anpassungen des Systems an betriebliche Abläufe wurde bis auf wenige Punkte verzichtet. Ziel im Sinne einer kostengünstigen Realisierung war die Anpassung von Abläufen an die Vorgaben des infor-Systems, woraus in der Regel keine Nachteile entstanden.

Das Unternehmen war eines der ersten Kunden, die das neue Modul infor:Finance einführten. Es zeigte sich, dass die aus deutscher Hand programmierte Software vor allem in Hinblick auf Schweizer Bedürfnisse in einigen Punkten noch weiterentwickelt werden musste. Als Pilotkunde konnte Ruwa viele Wünsche und Ideen in das Modul einbringen, musste auf der anderen Seite aber auch mit Programmfehlern während der Entwicklungsphase leben. Solche Fehler wurden dokumentiert und von der infor-Entwicklung behoben, bis das Modul den Anforderungen des Stahlverarbeiters entsprach. Dazu gehörte neben der Finanzbuchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung unter anderem die umfassende Nutzung des elektronischen Zahlungsverkehrs und die ausgereifte Überwachung der Debitoren. „Für uns war es in Hinblick dieser Entwicklungsarbeit aber ebenso wichtig, den Terminplan genau einzuhalten“, betont der Leiter des Finanzressorts. „Deshalb haben wir auch eine detaillierte Kostenrechnung und die Anlagenbuchhaltung zurückgestellt.“

Während der Einführung zeigte sich auch, dass ein Austausch des schon fast vier Jahre alten AS/400-Servers empfehlenswert war. Ein neuer Server der aktuellen IBM-Serie „eServer iSeries“ hält nun die infor-Datenbank. Er ist verbunden mit einem Citrix-Applikationsserver, der die infor- und Office-Anwendungen auf den 20 Arbeitsplätzen verfügbar macht, selbst aber keine Unternehmensdaten speichert. Die Citrix-Metaframe-Technologie überträgt im Wesentlichen nur Bildschirminhalte und Tastaturbefehle. Die Arbeitsplatzrechner benötigen daher kaum Rechenleistung. Das hatte den Vorteil, dass die bisher eingesetzten Arbeitsplatzrechner weiterverwendet werden konnten, obwohl auch sie schon mehrere Jahre alt waren. Die Hardware-Kosten konnten daher relativ niedrig gehalten werden. Für die Daten der externen Programme Calitime, Topas und MS Office wurde ein spezieller Windows-2000-Server eingerichtet, der ebenfalls mit dem Metaframe-Server vernetzt ist. Citrix kann auf den alten Arbeitsrechnern, die noch unter Windows 95 betrieben werden, eine moderne Windows-2000-Oberfläche mit allen Leistungsmerkmalen simulieren.

Absatzplanung und Variantenmodul erleichtern die tägliche Arbeit

Alle Standardprodukte der Ruwa liegen in einem umfassenden Warenlager, dessen Vorrat sowohl durch die so genannte Absatzplanung als auch durch Mindestbestände gesteuert wird. Kundenspezifische Produkte unterliegen dagegen einer festen Bedarfszuordnung, sie werden nicht gelagert. Allerdings wird ein gewisser Teil des Standardprogramms für Spezialanfertigungen vorgehalten, die aus Standardteilen mittels weiterer Bearbeitungsschritte hervorgehen. Die Absatzplanung errechnet aus den Verkaufszahlen der letzten zwei Jahre den Mittelwert und erstellt daraus eine Prognose für die nächsten sechs Monate. Ausschließlich die Prognose für den nächsten Monat wird jedoch für die Disposition verwendet. Ebenso wie die Mindestbestandsüberwachung löst die Absatzplanung damit sowohl Fertigungsaufträge als auch Einkaufsvorschläge aus.


Bild 1: Grafik Hardwarestruktur mit AS/400. Quelle: R. Schirmaier

Auch bei der festen Bedarfszuordnung generiert das infor-System automatisch Fertigungsaufträge und Einkaufsvorschläge. Diese Aufgabe übernimmt das Variantenmodul. Ein kundenspezifischer Auftrag für eine Spezialmatte wird einmalig vom Verkauf erfasst, dabei Anzahl, Länge und Durchmesser der Stahldrähte sowie eventuelle Biegungen angegeben. Daraus erstellt infor:VARIANTS eine Stückliste, errechnet für die ganze Losgröße den Materialbedarf und setzt die Informationen in einen Fertigungsauftrag um. Dabei werden anhand von hinterlegten Logiken nur diejenigen Maschinentypen berücksichtigt, welche in der Lage sind, das Produkt zu fertigen. Das Variantenmodul eignet sich gleichzeitig zur Preisfindung, indem es aus dem Gewicht der Stahlmatten und den spezifischen Arbeitsgängen die Kosten für das Endprodukt ermittelt.

„Früher mussten wir Spezialaufträge mehrfach erfassen und die ganzen Angaben in den Stücklisten und den Papieren für die Arbeitsgänge manuell eintragen“, erläutert Paul Beer, zuständig für Arbeitsvorbereitung und Disposition. „Im Vergleich dazu ist das infor-System heute eine große Arbeitserleichterung, indem es aus einer einmaligen Datenerfassung alle weiteren Informationen generiert und weiterleitet.“

Punktgenaue Landung beim Budget

Terminiert wird bei Ruwa früher wie heute auf Kundenwunsch. Die damit verbundene Flexibilität wird durch ein motiviertes Personal erbracht, welches jederzeit zu Zusatzschichten bereit ist. Allerdings ist es heute wesentlich einfacher, sich einen Überblick über die Terminsituation zu verschaffen und anhand von Lagerbeständen und Kapazitäten den frühest möglichen Liefertermin zu bestimmen. Auch der Verkauf kann jetzt bei einer Kundenanfrage ohne Rücksprache mit der Arbeitsvorbereitung dem Kunden entsprechende Auskünfte erteilen.

„Insgesamt kann man sagen, dass wir alle vor der Einführung definierten Ziele erreicht haben,“ freut sich Wüthrich. „Sogar beim Budget, das bei ERP-Projekten bekanntlich häufig überschritten wird, hatten wir eine Punktlandung.“ Sehr zufrieden ist auch das übrige Ruwa-Personal. Sogar Mitarbeiter, die ursprünglich nicht am Computer arbeiten wollten, erfassen heute Aufträge und kommen gut mit der anwenderfreundlichen Lösung klar. Gelobt wird darüber hinaus die gute Zusammenarbeit mit infor, aus der ein stabiles und performantes ERP-System resultiert.

infor (Schweiz) AG

CH–8406 Winterthur

Telefon: (+41) 052/264 92 92

www.infor.ch