Wer macht schon gerne Ablage? In vielen Betrieben sind es die kaufmännischen Lehrlinge, die so etwas machen. Sie sind die günstigsten Arbeitskräfte, sodass die aus der manuellen Ablage und Archivierung entstehenden Arbeitskosten weniger zu Buche schlagen. Bei 800 Ausgangsrechnungen pro Tag kommen bereits ca. 2-3 Stunden für die Ablage zusammen; die Kosten für Papier und Drucker summieren sich auch recht erheblich. Daraus ließ sich im Fall der Schneiders Bekleidung Ges.m.b.H ein kurzfristiger RoI errechnen, der für die Implementierung der DMS-Lösung InfoStore for iSeries sprach. Bei Schneiders Bekleidung Ges.m.b.H. in Salzburg, Anbieter von hochwertiger Country- und Outdoor-Mode, ergab sich durch den bisherigen Ablauf der Ablage ein jährlicher Kostenfaktor, der die Investition in eine Archivierungslösung sinnvoll erscheinen ließ. Ein Return on Investment – kalkuliert ausschließlich auf Basis der Druckkosten – innerhalb von zweieinhalb Jahren war für das mittelständische Unternehmen überzeugend. Bei Schneiders entschied man sich für InfoStore for iSeries; die Einführung der Lösung erfolgte gemeinsam mit Schmid Informatik in Linz.

Alles wird abgebildet

Die Lösung erlaubt es, alle Arbeitsschritte im Umgang mit Dokumenten abzubilden – von der Erstellung oder dem Zugriff auf bestehende elektronische Informationen über die gemeinsame Bearbeitung bis hin zur Präsentation und Archivierung. Im Mittelpunkt stehen Funktionalitäten zur effizienten Wiederverwendung, zur transparenten Versionierung, zur individuellen Verknüpfung und zur zielgerichteten Weiterleitung der Dokumente.

Bei Schneiders wurde im ersten Schritt die Spoolfile-Archivierung der Ausgangsrechnungen realisiert. Effiziente Ablage, Suche und Reproduktion sämtlicher Ausgangsrechnungen des Unternehmens werden dadurch erheblich vereinfacht – und der RoI bereits durch diesen ersten Schritt erzielt.

„Es war fast wie ‚install & run’“, beschreibt Dipl.-Ing. Michael Hinterleitner, IT-Verantwortlicher bei Schneiders die Einführung. „InfoStore ist gut strukturiert aufgebaut und lässt sich einfach administrieren. Nach einem Tag Installation und Einführung durch Ingenieur Heimo Frank, dem Berater der Schmid Informatik und zwei Tagen interner Nachbearbeitung waren wir fertig.“

Weniger einfach war es, die Mitarbeiter im Verkauf vom Nutzen der neuen Archivierung zu überzeugen. Bei der Bearbeitung von Retouren hat bisher der Lehrling die Rechnung aus dem Archiv gesucht, Situation und Kommentare wurden schnell auf der Rechnung festgehalten und diese dann an den verantwortlichen Verkäufer zur Erstellung der Gutschrift weitergegeben.

Papier, auf dem man schnell etwas notieren kann, entfällt; Notizen im System verändern die gewohnten Arbeitsabläufe. Ihre iSeries als Notizblock zu betrachten, ist für die Mitarbeiter der Verkaufsabteilung noch recht ungewohnt.

Daher hat man sich bei Schneiders für einen zweimonatigen Parallelbetrieb (Papier und Elektronik) entschieden, um den neuen Ablauf und die etwas geänderte Kommunikation ohne interne Widerstände einzuführen.

Der Nutzen der neuen Lösung ist aber bereits jetzt schon deutlich: Alle Vorgänge sind besser dokumentiert, die Notizen sind für alle zugänglich, dadurch ergibt sich ein erheblich schnellerer Zugriff auf archivierte Dokumente sowie eine erheblich reduzierte Papierablage. Davon profitiert nicht nur der Lehrling.

Die nächsten Schritte …

… sind bereits definiert. Zunächst werden alle eigenen Dokumente über Spoolfile archiviert. Dazu gehören u. a. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und sämtliche Buchhaltungsdaten. Im Anschluss daran sollen dann alle eingehenden Dokumente und Eingangsrechnungen ins elektronische Archiv übernommen werden. Für den Scan ist dann vermutlich wieder der Lehrling zuständig. Aber das ist eben Lehrlingsschicksal.

Dabei wird Schneiders zukünftig wieder auf Beratung durch die Schmid Informatik zurückgreifen. Der reibungslose Ablauf und die gute Betreuung – auch nach Projektabschluss – haben den IT-Leiter überzeugt. „Für uns war es von Anfang an wichtig, mit einem lokalen Partner zusammenzuarbeiten. Das war mit ein Grund, uns für Schmid Informatik zu entscheiden.“ begründet Michael Hinterleitner seine Entscheidung. „Nach den sehr positiven Erfahrungen in diesem ersten Projekt wird Schmid Informatik bei zukünftigen Projekten sicher in der engeren Wahl dabei sein.“

Schmid Informatik GmbH

A–4010 Linz

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