Kraft Foods setzt bei Content Management auf IBM: 1,2 Millionen Dokumente sind jährlich zu archivieren

Mit dem Content-Management-System von IBM hat Kraft Foods Deutschland seine gewaltigen Archivierungsaufgaben gelöst. Der Lebensmittelkonzern speichert bislang vor allem seine sensiblen SAP R/3-Daten auf dem System. Zunehmend werden jetzt auch Daten aus der MS-Office-Familie sowie in Zukunft auch Multimedia-Daten archiviert. Gerade feierte die Bremer Kraft Foods Deutschland GmbH & Co KG das 100-jährige Jubiläum von Milka, eine ihrer berühmten Marken. Täglich produziert der Lebensmittelkonzern mehrere Millionen Tafeln Schokolade mit Lila-Papier in seiner Lörracher Fabrik. Ausgeliefert wird nach ganz Europa. Aus weiteren Produktionsstätten und Röstwerken gehen Marken wie Kaffee Hag und Jacobs, Philadelphia Frischkäse, Miracolí oder Kraft Ketchup vor allem in den Einzelhandel, aber auch an Großverbraucher und die Gastronomie. Der Mutterkonzern in Northfield, im US-Bundesstaat Illinois, ist der zweitgrößte Lebensmittelhersteller der Welt.

Entsprechend umfangreich sind die buchhalterischen Aufgaben und damit die der kommerziellen IT. Rund 1,2 Millionen Rechnungen hat die deutsche Niederlassung im Jahr 2001 verschickt – an Supermarktketten wie an kleine Einzelhändler, an Restaurants und Grossisten. Im Jahr zuvor waren es rund eine Million. Hinzu kommen unter anderem Wareneingangsrechnungen und Saldenlisten – alles aufbewahrungspflichtige Dokumente des Finanzflusses.

Schon Anfang der 90er gab es Platzprobleme im Papierarchiv der Finanzabteilung. „Wir benötigten ein elektronisches Archiv, bei dem die Daten unveränderbar gespeichert werden können“, sagt Sven-Erik Iwersen, Systemanalytiker bei Kraft Foods Deutschland. 1993 entschied er sich für das IBM Content Management System.

Kern der Lösung ist die Software IBM Content Manager, die das komplette Spektrum zum Erfassen, Speichern und Verteilen auch für Multimediadaten bietet (siehe Kasten). Zu den weiteren Komponenten zählen die IBM Datenbank DB2 Universal Database, der Tivoli Storage Manager für Speichermanagement und zur Datensicherung, die Software IBM CommonStore for SAP zur nahtlosen Integration von SAP R/3 sowie die Applikation Kofax Ascent Capture für das Scannen der Eingangsdokumente, wie z. B. Kreditorrechnungen.

Das Elektronische Archiv System (EAS) – so die firmeninterne Bezeichnung bei Kraft Foods – läuft auf drei Servern: Herzstück ist der Library Server. Er verwaltet die Zugriffsrechte sowie die Indexinformationen und sucht bei einer Recherche die gespeicherten Objekte. Diese Objekte sind auf dem Objekt-Server gespeichert, der wiederum verwaltet über TSM (Tivoli Storage Manager) einen robotergesteuerten Optical Library Server (IBM 3995-C68) mit vier Laufwerken (siehe Kasten). Dort liegen die eigentlichen Dokumente auf WORMs (optische Datenträger, WORM = Write Once, Read Multiple). Die gesamten Indexinformationen sowie die Informationen über den Speicherort werden in der IBM Datenbank DB2 abgelegt. Außerdem ist noch ein Server für die Kommunikation zwischen dem SAP R/3 und dem Content Manager im Einsatz. Die Recherchen im Content Manager werden ebenfalls über diesen Server abgewickelt – mittels eines browserbasierten Clients der Düsseldorfer Beratungsgesellschaft für Informationssysteme GmbH (BEGIS), einem IBM Business-Partner.

Zwei Drittel der mittlerweile rund fünfzehn Millionen gespeicherten Dokumente kommen aus R/3 in das EAS-Archiv. Dort werden inzwischen auch historische Bilddokumente des Unternehmens und seiner Traditionsmarken – wie zum Beispiel Jacobs und Suchard – aufbewahrt. „Täglich bewältigen wir ein Minimum von 20 Megabyte an Daten, aber bei Monatsauswertungen und zum Jahreswechsel können es auch zehn Gigabyte sein“, erläutert Sven-Erik Iwersen, der deutschlandweit für die elektronische Archivierung verantwortlich ist. „Damit nutzen wir gerade mal 60 Prozent der Kapazitäten dieses mächtigen Dokumenten-Management-Systems.“ Demnächst sollen auch die Werbespots für Jacobs, Milka und die anderen Marken im EAS archiviert werden. „Dann nutzen wir vielleicht 85 Prozent der Fähigkeiten dieser Lösung.“

Schritt für Schritt erweitert Sven-Erik Iwersen das EAS um eigene Anwendungen und Funktionen. So läuft seit November 2001 die Archivierung der firmeninternen Rechnungsstellung – basierend auf der Datenbank Microsoft Access. Diese Rechnungen werden per e-Mail versendet und mittels eines auf der offenen API-Struktur des Content Managers basierenden Programms der Firma BEGIS indiziert und in einem Batch-Lauf archiviert. Wenn beispielsweise der Berliner Standort der Niederlassung in Paris mit einer Kaffeelieferung aushilft, kann diese so genannte Inter-Company-Rechnung direkt nach der Erstellung von der Buchhaltung archiviert werden. Zudem ist die Archivierung von Excel-Dateien geplant. Diese Excel-Dateien werden im Instore-System automatisch generiert und dienen der Dokumentation der Ausgabe von Werbematerial durch die Außendienstmitarbeiter.

„Von hoher Bedeutung sind die Application Program Interfaces der IBM Lösung, also die Schnittstellen nach außen. Der IBM Content Manager ist durch seine APIs wirklich offen, und wir konnten viele unserer Anwendungen integrieren“, sagt Sven-Erik Iwersen. Dazu zählen neben der e-Mail-Archivierung beispielsweise auch ein automatisches Importprogramm für R/3- und MS-Office-Dateien. Aufgebaut und den Anforderungen von Kraft Foods angepasst hat Sven-Erik Iwersen die Lösung gemeinsam mit der Firma BEGIS.

Zur Überprüfung der reibungslosen Abwicklung der EAS-Aktivitäten wurden spezielle Kontroll-Programme entwickelt. Eine Eigenentwicklung dabei ist ein dreistufiges Sicherheitsverfahren: Die Daten werden bereits vor der Archivierung komprimiert und gesichert. Erst dann erfolgt der Import auf den Optical Library Server. Die gesicherten Daten werden – ebenso wie eine Kopie der vollen WORMs – dann extern gelagert (die Auslagerungsstelle will Sven-Erik Iwersen, da es sich um sensible Daten handelt, nicht benennen). Zudem ist eine RZ-basierte Standardsicherung installiert, bei der sämtliche Server-Daten nachts auf Band gespielt und dann ebenfalls ausgelagert werden.

Derzeit kommen 85 Prozent der knapp 300 Anwender der Content-Management-Lösung aus dem Finanzbereich. Sie melden sich mit User-ID und Passwort am EAS an. Das System ist zentral für Deutschland geschaltet, insgesamt fünf Standorte haben darauf Zugriff. Mit der Integration von der Archivierung der „normalen“ Büroablage bis zu Multimedia-Daten werden zunehmend auch Abteilungen wie etwa das Marketing einbezogen.

„Archivierungswürdige Daten“ nennt Sven-Erik Iwersen die Werbespots und historischen Fotos, die ein Stück Zeitgeschichte sind. Während Rechnungen laut Gesetzgeber zehn Jahre aufgehoben werden müssen bzw. solange bis eine Prüfung durch das Finanzamt erfolgt ist, sollen diese Geschichtsdokumente noch für Generationen erhalten bleiben. Die Investitionssicherheit war deshalb ein wesentlicher Grund für die Wahl der IBM Lösung zum Content Management. „Wenn man etwas über Jahrzehnte archivieren möchte, entsteht ein Problem, wenn der Anbieter nicht mehr im Markt ist. Bei IBM können wir davon ausgehen, dass wir auch in Zukunft immer einen kompetenten Lösungspartner haben.“

Optische Speicherung mit Jukebox

Dokumente können auf so genannten WORM-Datenträgern unveränderbar gespeichert werden. WORM (Write Once, Read Many) sind optische Speichermedien, die mit Laserstrahlen abgetastet werden. Sie sind nur einmal beschreibbar, aber beliebig oft les- und nicht löschbar. Dadurch eignen sie sich für die revisionssichere Langzeitarchivierung. Zur Handhabung dieser Datenträger wird ein Roboter-System – eine so genannte Jukebox – für das Wechseln der Speichermedien eingesetzt. Dieser Wechselautomat erlaubt einen Zugriff auf nahezu unbegrenzte archivierte Datenmengen. IBM 3995 Optical Library C-Series gibt es in verschiedenen Modellen mit einer Speicher-Kapazität von 104 Gigabyte bis zu 1341 Gigabyte. Die Daten werden mit einer Geschwindigkeit von 4,6 MB pro Sekunde gelesen.

IBM Content Manager und IBM CommonStore für SAP

Mit dem IBM Content Manager könnten Unternehmen Geschäftsinhalte – wie z.B. Dokumente, Bilder und Multimedia-Daten – in ihre e-Business-Anwendungen integrieren sowie die entsprechenden Arbeitsprozesse automatisieren. Zum Leistungsspektrum des IBM Content Manager zählen:

– Dokumentenmanagement, Document Imaging
– Rich Media Management
– Management von Computer-Ausgabedaten und Unternehmensberichten
– Archivierung aus SAP-, Lotus Domino- oder Microsoft Exchange-Umgebungen
– Audio- und Video-Streaming
– Unternehmensweite Suche mit Internet- oder Intranet-Clients
– Automatisierter Workflow

IBM CommonStore für SAP digitalisiert und konsolidiert die gesamten Unternehmensdaten für die elektronische Ablage sowie den Netz- oder Internet-Zugang. Er optimiert die Systemleistung durch Archivierung auf externen Speichereinheiten und erlaubt die nahtlose Integration mit SAP R/3 und mySAP.com.

CommonStore für SAP entspricht insbesondere drei wichtigen Anforderungen an eine standardisierte, integrierte Lösung:

– Datenarchivierung: R/3-Datenbestände werden mit zunehmender Nutzung des SAP-Systems immer größer. Durch die Auslagerung alter Daten auf externe Speicher wird der Systemdurchsatz optimiert.

– Dokumentarchivierung: Die gesamten Geschäftsdokumente werden in digitale Form gebracht und archiviert. Sie bleiben in gesetzlich vorgeschriebener Dokumentqualität erhalten – sowohl auf optischen Platten als auch auf Magnet-Bändern. Die Daten stehen unternehmensweit SAP- und Nicht-SAP-Nutzern zur Verfügung.

– Unternehmensweites Content Management: Es können nahezu alle Daten und Dokumente archiviert werden, auch wenn diese von Nicht-SAP-Anwendungen generiert wurden.

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